A gestão de notas fiscais pode ser algo muito complexo para o seu negócio. Isso porque, a emissão e armazenamento se torna um desafio para pequenos e médios empreendedores sem familiaridade com as obrigações tributárias. Mesmo gestores mais antigos esbarram em dificuldades organizacionais ao lidar com as notas fiscais.
Mas, porque as notas fiscais são tão importantes para a empresa?
Independente do tamanho do seu negócio, para uma boa saúde financeira, o controle de todas as transações comerciais são necessários. Com ele definimos orçamento, fluxo de caixa e gerenciamento de possíveis despesas visando lucratividade. Pois, é através deste documento que conseguimos comprovar as transações comerciais da empresa e os impostos gerados a partir dela.
Vale lembrar que a não emissão de notas fiscais é crime previsto por lei. O ato pode gerar desde multa até pena de detenção. As notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de 5 anos, conforme a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional. Quando solicitadas e não apresentadas, o estabelecimento pode ter problemas. A multa pode chegar até R$1.000,00.
Nesse texto você encontrará algumas dicas para manter este processo bem mais simples e eficiente, cuidando da saúde financeira do seu negócio.
ORGANIZAÇÃO
A organização é essencial para tudo na vida e no seu estabelecimento não seria diferente. Mantenha as notas sempre organizadas. Além de facilitar a visualização, otimiza os processos contábeis.
Para isso, tenha um organizador ou uma pasta e separe as notas por entrada e saída, por exemplo. Já para os documentos ‘online’, mantenha o procedimento. Como as pastas virtuais não acumulam espaço nas suas gavetas, você pode organizá-las até por mês, semana ou cliente. Isso auxiliará no momento da procura de algum documento.
FLUXO DE TRABALHO
Mantenha prazos pré-determinados. Uma rotina é essencial para a saúde em geral do negócio. Determine o fluxo de trabalho de cada colaborador, dividindo as tarefas para que não fique sobrecarregado para ninguém. Tenha um prazo para cada cliente ou atividade.
TECNOLOGIA E ARMAZENAMENTO
Utilize os aplicativos e a tecnologia a seu favor. Hoje em dia existem diversos sistemas que podem facilitar a vida do seu empreendimento. Os sistemas de tecnologia abrangem desde pequenas a grandes empresas, basta você encontrar o que melhor se encaixa nas suas necessidades.
É necessário armazenar os arquivos XML das NFe geradas, pois isso comprova a autenticidade do documento. Uma dica é emitir todas as notas fiscais contra o seu CNPJ, pois desta forma você cria benefícios para o seu próprio negócio.
TRANSPARÊNCIA
Procure saber sobre todos os eventos vinculados a sua NFe. Desde o momento de sua emissão até o possível cancelamento. Quando você consegue acompanhar todo esse processo, é mais fácil realizar possíveis correções.
CONTE COM AJUDA
Ajuda sempre é bem-vinda, por isso, busque pessoas para auxiliar neste processo. No entanto, trabalhadores especializados são fundamentais. Procure um contador, administrador ou profissional da área que tenha experiência comprovada com notas fiscais.
Conforme uma empresa cresce, suas responsabilidades também aumentam. Sem um sistema de gerenciamento, transparência e mão de obra qualificada, será complicado um empreendimento de qualidade.
Organize o gerenciamento financeiro do seu negócio aplicando nossas dicas para facilitar seu contato com as notas fiscais, mas não se esqueça de pedir uma ajuda especializada sempre que necessário.
